І. Загальні положення

1. Порядок роботи із зверненнями громадян у  виконавчому апараті Грицівської селищної  ради (далі – Порядок) регламентує питання організації роботи із зверненнями громадян та їх особистого прийому селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови з питань діяльності виконавчих органів селищної ради та керуючою справами виконавчого комітету селищної ради, визначає організаційні засади приймання, реєстрації,  розгляду, узагальнення та аналізу звернень громадян, а також контроль за виконанням доручень.

2. Працівники виконавчого апарату Грицівської селищної ради  під час розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому керуються Конституцією України, Законом України „Про звернення громадян“, Указом Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування“, цим Порядком.

3. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчому апараті селищної ради ведеться окремо від загального діловодства та покладається на відповідального працівника – та старост в старостинських округах.

4. Порядок визначає основні вимоги до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови з питань діяльності виконавчих органів селищної ради та керуючою справами виконавчого комітету селищної ради (далі – керівництво ради), прийому за місцем проживання громадян у старостинських округах.

ІІ. Реєстрація, облік та розгляд звернень громадян

1. У виконавчому комітеті селищної ради ведеться робота з письмовими зверненнями, які передані громадянином особисто чи надіслані поштою, письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). Отже, електронне звернення є різновидом письмового звернення,

та усними, які викладені громадянином та записані посадовою особою на особистому прийомі.

2. Організацію роботи із зверненнями громадян у виконавчому комітеті селищної ради забезпечують відповідальний працівник, який здійснює такі функції:

1) приймає пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі – звернення громадян), які надходять керівництву ради;

2) реєструє звернення в день надходження в журналі звернення громадян;

3) визначає: вид звернень згідно зі статтею 3 Закону України „Про звернення громадян“; звернення, що не підлягають розгляду відповідно до статті 8 Закону України  „Про звернення громадян“;

4) перевіряє на відповідність вимогам статті 5 Закону України „Про звернення громадян“;

5) передає звернення на розгляд керівництву ради;

6) пересилає відповідно до резолюції керівництва ради звернення за належністю протягом п’яти днів, якщо питання, порушені в них, не належать до повноважень ради, про що повідомляє автора звернення;

7) передає негайно на розгляд керівництва селищної ради звернення громадян, які вимагають негайного реагування (попередження про загрозу життю автора листа чи інших осіб, небезпечну для суспільства акцію тощо);

8) здійснює діловодний контроль за виконанням доручень, наданих керівництвом селищної ради;

9) формує справи, які містять звернення громадян, додатки до них, копії супровідних листів, відповідей заявникам, службові записки, а також листи установ, організацій тощо (відповідальних виконавців), що надійшли за результатами розгляду звернень та надає відповіді;

10) узагальнює дані про звернення громадян та готує доповідні записки про стан роботи зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті селищної ради, надсилає форми статистичної звітності (за потреби).

5. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень не повинні перевищувати 3-денний термін.

6. Звернення громадян, в яких не зазначені прізвище, ім’я, по батькові заявника, адреса його проживання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними. Такі звернення розгляду не підлягають.

7. Кожне звернення реєструється шляхом присвоєння йому реєстраційного індексу, який містить позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника (для колективних – Ко),  порядкового реєстраційного номера з початку року, номенклатурного індекса. Реєстраційний індекс звернення громадян та дата його надходження зазначаються в журналі та в реєстраційному штампі,  який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.

8. Під час реєстрації звернень громадян до журналу обов’язково вносяться:

дата надходження звернення;

прізвище та ініціали заявника;

тип звернення ( пропозиція (зауваження), заява (клопотання) чи скарга);

подано окремою особою чи групою осіб (індивідуальне, колективне);

надійшло вперше чи повторно, поштою або на особистому прийомі;

соціальний стан заявника;

адреса заявника;

короткий зміст та індекси порушених питань згідно з класифікатором;

зміст і дата резолюції;

виконавець;

термін виконання;

дані про вихідні листи, наслідки вирішення питання.

9. Відповідальний працівник готує документи для розгляду керівництвом ради, якому передаються звернення після реєстрації, вивчає їх та готує проекти резолюцій із відповідними дорученнями структурним підрозділам виконавчого апарату, іншим відповідальним виконавцям (депутатам сільської ради, членам виконкому, тощо) щодо вирішення питань, порушених у зверненнях.

10. За резолюцією керівництва селищної ради звернення передаються на виконання структурним підрозділам виконавчого комітету селищної ради або надсилаються іншим відповідальним виконавцям.

Направляти звернення громадян для розгляду тим органам чи посадовим особам, дії яких оскаржуються, забороняється.

11. Структурні підрозділи та посадові особи виконавчому комітеті селищної ради, яким керівництвом ради доручено розгляд звернення, зобов’язані детально вивчити його, в разі потреби здійснити перевірки викладених у ньому обставин, вжити необхідних заходів для вирішення порушених автором звернення питань.

12. Рішення, що приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.  На письмове звернення громадянина обов’язково має бути надана письмова відповідь.

13. Відмова в задоволенні клопотань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з  посиланням на чинне законодавство та викладенням мотивів, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

14. Ознайомлення осіб із викладеними фактами в зверненнях громадян, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей зі звернень громадян стороннім особам не допускається.

ІІІ. Терміни розгляду звернень громадян

1. Звернення громадян розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання виконавчим апаратом.

Якщо в місячний термін вирішити порушені в зверненні питання неможливо, керівництвом селищної ради встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. У такому разі загальний термін виконання не може перевищувати сорока п’яти днів.

На обґрунтовану письмову вимогу заявника термін розгляду може бути скорочено.

2. Звернення громадян, які оформлені з порушенням вимог статті 5 Закону України „Про звернення громадян“ (відсутній підпис (підписи), не викладена суть порушеного питання тощо), повертаються заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження.

3. Звернення громадян щодо порушених питань, вирішення яких не належить до повноважень селищної ради, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, в термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до селищної ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймає керівництво селищної ради. Звернення направляється до визначеного органу супровідним листом із проханням повідомити заявника та селищну раду про результати розгляду  звернення.

ІV. Забезпечення контролю за розглядом звернень громадян

1. Усі звернення громадян, які надходять до селищної ради, підлягають контролю.

Селищний голова здійснює особистий контроль за розглядом звернень жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати–героїня“, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, учасників АТО.

2. Контроль за виконанням доручень, наданих керівництвом селищної ради щодо вирішення питань,  порушених у письмових зверненнях громадян, та під час особистого прийому, здійснює відповідальний працівник.

У разі невчасного інформування виконавцями про хід виконання доручень щодо вирішення питань, порушених у зверненнях громадян, відповідальний  працівник готує проект нагадування за підписом керівництва ради та після підписання надсилає за належністю.

3. Звернення громадян, на які подаються проміжні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву селищної ради для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, а відповідне доручення надсилається виконавцю.

Рішення про подовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до селищної ради приймає особа із числа керівництва селищної ради, яка установила первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

 Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

V. Особистий прийом громадян в Грицівській селищній раді

1. Особистий прийом громадян у селищній раді здійснюється селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови з питань діяльності виконавчих органів селищної ради та керуючою справами виконавчого комітету селищної ради, відповідно до графіка прийому громадян згідно з додатком.

Графік прийому громадян затверджується селищним головою, згідно з додатком, та розміщується на web-сайті селищної ради.

2. Керівництво селищної ради під час особистого прийому можуть залучати до вирішення питань, порушених у зверненнях громадян, керівників структурних підрозділів виконавчого апарату, депутатів селищної рад, старост, інших посадових осіб.

3. Посадова особа, що здійснює особистий прийом, повинна забезпечити особливо уважне ставлення до вирішення проблем за зверненнями жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати–героїня“, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, учасників АТО, ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Посадова особа в межах компетенції може прийняти рішення:

 задовольнити прохання чи вимогу під час прийому;

відмовити в задоволенні прохання, повідомляючи мотив відмови та порядок оскарження такого рішення;

прийняти письмову заяву і пояснити причини неможливості розв’язання питання під час особистого прийому.

6. Особистий прийом громадян у Грицівській селищній раді здійснюється без попереднього запису. Відповідальний працівник може попередньо складати списки громадян, що виявили бажання записатися на прийом до керівництва ради.

7. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються та обліковуються у відповідному журналі.

8. Питання, з якими звертаються громадяни, за можливості,  вирішуються під час особистого прийому. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що і письмове звернення. Про результати розгляду заявникові повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

9. Якщо розв’язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції селищної ради, посадова особа, яка проводить прийом, роз’яснює заявникові, до якого органу виконавчої влади чи місцевого самоврядування йому необхідно звернутися.

10. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівництвом ради за місцем проживання громадян згідно затвердженого графіку. За умови неможливості проведення прийому, в т.ч. і виїзного, відповідальний працівник повідомляє громадян, які записалися на прийом про перенесення прийому та розміщує оголошення на офіційному веб-сайті громади.

11. Старости старостинських округів, керівники підприємств чи організацій, на базі яких заплановано проведення виїзного прийому:

1) доводять через засоби масової інформації до відома населення інформацію щодо днів і годин прийому;

2) організовують попередній запис громадян на виїзний прийом;

3) виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

VІ. Узагальнення, аналіз звернень громадян

1. Стан проведеної роботи із зверненнями громадян щорічно узагальнюється й аналізується.

2. Звіт про стан роботи із зверненнями громадян  готується в порівнянні з попереднім звітним періодом.

3. За результатами узагальнення, аналізу складається доповідна записка, яка вміщує такі відомості:

статистичні дані щодо кількості звернень громадян за звітний період;

основні питання, які порушуються у зверненнях;

категорії заявників;

дані про здійснений особистий прийом громадян керівництвом ради;

результати вирішення питань, порушених у зверненнях громадян.

4. Інформаційна довідка щодо розгляду звернень громадян розміщується на web-сайті селищної ради.

Секретар селищної ради                                                                Валентина ГРАБАРЧУК